¿Cómo ordenar el despacho con el método 5S?

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La primera etapa del método 5S consiste en desprenderse de todo aquello que es inútil en la mesa de despacho. Conviene hacer una inspección de todos los objetos que se tienen en el despacho y preguntarse si tal o cual objeto es útil.

Luego, se tiran a la basura los que no sirven para nada. En esta etapa, conviene tener cuidado y no dejar dejarse tentar por guardar un objeto en el caso de que pudiera ser útil más adelante.

Una vez que se han tirado los objetos inútiles, conviene colocar cada cosa en su sitio. La finalidad de esta etapa es la de ordenar los objetos de forma más práctica. En esta óptica, se debe dejar al alcance de la mano los dossiers y los materiales que se utilizan todos los días y poner en los muebles y estanterías aquellos que se utilizan alguna vez. Con el fin de encontrar fácilmente los dossiers y no perder tiempo buscándolos, se deben guardar en clasificadores y colocarlos por orden alfabético y cronológico.

Una vez la mesa de despacho ordenada de esta manera, es tiempo de pasar a la etapa de la limpieza, sabiendo que es más agradable trabajar en un entorno limpio. Cada día se deben prever algunos minutos para la limpieza de la mesa de trabajo. Si realmente no tenéis tiempo para ello, podéis dejar que la tarea la realice otra persona.

Cierto control es necesario para garantizar la eficacia del sistema de organización. Vosotros sois los únicos en ser responsables del orden de vuestra mesa de despacho, por lo tanto debéis vigilar para que siempre se respete cada etapa de la organización. Por ejemplo, hay que estar atento a la hora de ordenar los dossiers en los buenos clasificadores, incluso si se tiene prisa por salir de la oficina, y no dejar nunca un bolígrafo seco en la mesa de trabajo.


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